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¡Un gran evento! - Conexión 2.0
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Ideas para que organizar sea más simple y productivo.
Como vimos en el número anterior, una checklist es una lista enumerada de los elementos necesarios para realizar cierta actividad. Así, a medida que se vayan cumpliendo esos elementos, se deben marcar a fin de que se sepa con claridad y rapidez si se cumplen o no los planes, los objetivos o las metas propuestos. De esta manera, ya sea en nuestra escuela, en nuestro trabajo o en cualquier otra tarea, podemos ganar eficiencia y facilidad a la hora de realizar un seguimiento.
Checklist para organizar un evento
Tres meses antes (o más):
Elige la fecha y confírmala.
Elige el lugar y confírmalo.
Elige un lugar alternativo ante posible cancelación del lugar escogido.
Avisa a los invitados y pon una fecha límite para confirmar la asistencia.
Define qué tipo de programación tendrá el evento y cuánto durará.
Define qué tipo de comidas tendrá el evento (si es que las tiene).
Define el tipo de decoración.
Define el presupuesto del evento.
Organiza distintas comisiones para ayudar: programación, decoración, audio, recepción, atención de invitados, regalos y/o premios, presupuesto, etc.
Un mes antes:
Organiza con horarios detallados y programación precisa el contenido.
Revisa lo que necesitas para el evento
Promoción del evento por todos los medios posibles y al alcance (cartelería, anuncios orales, redes sociales, grupos de WhatsApp, etc.).
Una semana antes:
Repasa el programa con todas las personas involucradas. Que todos sepan qué hacer y cuándo.
Si el evento tiene una ”App”, invita a todos a descargarla. Si no, adelanta a los invitados algo de la programación.
Ve al lugar del evento y chequea si todo está en orden.
Prepara todo el material necesario.
El día del evento:
Acuéstate temprano la noche anterior. Descansa bien.
Llega al lugar con el tiempo suficiente como para solucionar cualquier imprevisto.
Repasa el programa con cada persona que participa en la coordinación.
Después del evento:
Realiza una evaluación del evento con todas las comisiones o colaboradores.
Envía un agradecimiento a todas las personas involucradas en la organización.
Este artículo es una condensación de la versión impresa, publicada en la edición de Conexión 2.0 del … trimestre de 2019.
Escrito por Pablo Ale, pastor, periodista y director de Conexión 2.0.
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