Ideas para que organizar sea más simple y productivo.

Como vimos en el número anterior, una checklist es una lista enumerada de los elementos necesarios para realizar cierta actividad. Así, a medida que se vayan cumpliendo esos elementos, se deben marcar a fin de que se sepa con claridad y rapidez si se cumplen o no los planes, los objetivos o las metas propuestos. De esta manera, ya sea en nuestra escuela, en nuestro trabajo o en cualquier otra tarea, podemos ganar eficiencia y facilidad a la hora de realizar un seguimiento.

Checklist para organizar un evento

Tres meses antes (o más):

• Elige la fecha y confírmala.
• Elige el lugar y confírmalo.
• Elige un lugar alternativo ante posible cancelación del lugar escogido.
• Avisa a los invitados y pon una fecha límite para confirmar la asistencia.
• Define qué tipo de programación tendrá el evento y cuánto durará.
• Define qué tipo de comidas tendrá el evento (si es que las tiene).
• Define el tipo de decoración.
• Define el presupuesto del evento.
• Organiza distintas comisiones para ayudar: programación, decoración, audio, recepción, atención de invitados, regalos y/o premios, presupuesto, etc.

Un mes antes:

  Organiza con horarios detallados y programación precisa el contenido.

• Revisa lo que necesitas para el evento
• Promoción del evento por todos los medios posibles y al alcance (cartelería, anuncios orales, redes sociales, grupos de WhatsApp, etc.).

Una semana antes:

• Repasa el programa con todas las personas involucradas. Que todos sepan qué hacer y cuándo.
• Si el evento tiene una ”App”, invita a todos a descargarla. Si no, adelanta a los invitados algo de la programación.
• Ve al lugar del evento y chequea si todo está en orden.
• Prepara todo el material necesario.

El día del evento:

• Acuéstate temprano la noche anterior. Descansa bien.
• Llega al lugar con el tiempo suficiente como para solucionar cualquier imprevisto.
• Repasa el programa con cada persona que participa en la coordinación.

Después del evento:

• Realiza una evaluación del evento con todas las comisiones o colaboradores.
• Envía un agradecimiento a todas las personas involucradas en la organización.